第一章總則
1. 為使檔案管理工作規(guī)範化、科學化，確保學院檔案的完整、準確、系統(tǒng)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法規(guī)，根據(jù)學校要求，結合學院實際，制定本辦法。
2.學院檔案由學院院長分管，日常工作由學院行政秘書、教學秘書負責。
3.學院在工作活動中形成的全部檔案均集中統(tǒng)一管理。
第二章 歸檔範圍
學院檔案是學院職能活動的原始記錄，主要包括黨群、行政、學生、教學、科研和實驗室工作中形成的各種文件材料。學院檔案文件中凡需向學校報送的，應將正本上報、學院留存副本。具體包括：
（一）黨政管理類
主要包括黨委、工會、團委、民主黨派等組織的 各種會議文件、會議記錄，各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與本校關于黨群管理的文件材料。
（二）行政類
主要包括行政工作的各種會議、會議記錄及紀要，上級機關與學校關于人事管理、行管管理的材料。
（三）學生類
主要包括學生的入學檔案、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
（四）教學類
主要包括反映教學管理、教學實踐、教學研究等活動文件材料。
（五）科研類
主要包括反映科研管理、科研研究等活動文件材料。
（六）儀器設備類
主要包括各種國産和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中産生的文件材料。
（七）産品生産類
主要包括高等學校在産學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
（八）出版物類
主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本學院老師出版的專著、教材等。
第三章 檔案管理人員職責
1.督促各專任教師，按規(guī)定做好文件材料的收集、整理、歸檔、移交、保管工作。
2.集中統(tǒng)一管理學院在教學工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案。
3.認真執(zhí)行學校教務處及學院有關教學檔案工作的政策、規(guī)定，嚴格遵守檔案管理制度，管理好各類檔案，確保檔案的完整、安全。
4.主動、及時地收集本院在教學工作活動中形成的各種文件、資料，認真做好整理、鑒定和保管工作。
第四章 檔案的保管制度
1.學院檔案由教學秘書、行政秘書管理，其餘人員未經(jīng)批準不得進入教學檔案室；教師如需借用，需經(jīng)學院院長批準并征得秘書的同意進行登記後方可帶出檔案室；借用的檔案必須在規(guī)定的時間內歸還。查閱檔案時，不允許在案卷上圈劃、批注、磨損、塗改、剪裁及拆散檔案。
2.定期組織人員，對檔案保管狀況進行全面檢查。凡遇重大問題，及時向領導彙報。
3.檔案的處理要做到及時登記、及時催辦、及時歸卷；要做到不積壓、不錯漏、不遺失。
4.各類檔案移交時，必須經(jīng)檔案管理人員清點檢查，辦好交接手續(xù)。
5.積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
6.檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、放光、防盜，確保檔案安全。
7.按照保密制度的有關規(guī)定加強保密工作，嚴格注意保密，不得洩密。
